# 지원자 데이터 자동 파기

## 개요

지원자의 개인정보를 **채용절차법**과 **개인정보보호법**에 맞게 자동으로 파기하는 기능입니다. 지원 경로별로 다른 파기 기준을 설정할 수 있으며, 파기 예정 지원자를 미리 확인하고 관리할 수 있습니다.

### 핵심 이점

* **법률 준수:** 채용절차법에 맞는 개인정보 보관 및 파기
* **자동화:** 설정된 기간에 따라 자동으로 데이터 파기
* **유연한 설정:** 지원 경로별로 다른 파기 기준 적용 가능

## 사전 준비

* **권한:** 관리자

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## 1. 파기 설정 화면 접근하기

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* 상단 메뉴에서 `[설정]` > `[보안 및 데이터]` > `[지원자 데이터 파기]`로 이동합니다.

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## 2. 경로별 파기 기간 설정하기

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`[설정하기]` 버튼을 클릭하면 경로별 파기 설정 모달이 나타납니다.

<figure><img src="https://3113620308-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fx3vbe9mozK3C5425TCxL%2Fuploads%2FD3FvFFQJ6JM7ZD8vZof2%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=ce0179ad-e9e3-4838-8032-df1d7716bfd8" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

### 설정 가능한 지원 경로

<table><thead><tr><th width="175.69921875">경로</th><th>설명</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>자체 지원</strong></td><td>채용 홈페이지를 통한 직접 지원</td></tr><tr><td><strong>채용 플랫폼 지원</strong></td><td>원티드, 사람인 등 외부 채용 플랫폼에서 불러온 지원자</td></tr><tr><td><strong>직접 등록</strong></td><td>수동 등록, 추천 채용, 소싱 등으로 추가된 지원자</td></tr></tbody></table>

### 파기 기준 옵션

각 경로별로 **파기 기준**과 **파기 기간**을 설정할 수 있습니다.

{% tabs %}
{% tab title="지원일 기준" %}
**지원일 기준**

* 지원자가 **지원서를 제출한 날짜**를 기준으로 파기일을 계산합니다.
* 채용 진행 상태와 관계없이 지원일로부터 설정 기간 후 파기됩니다.
  {% endtab %}

{% tab title="채용종료 기준" %}
**채용종료 기준**

* 지원자가 **불합격 처리된 날짜**를 기준으로 파기일을 계산합니다.
* 진행 중인 지원자는 파기 대상에서 제외됩니다.
* 불합격 처리 후 설정 기간이 지나면 파기됩니다.
  {% endtab %}
  {% endtabs %}

### 파기 기간 옵션

| 기간          | 권장 상황         |
| ----------- | ------------- |
| **3년** (기본) | 일반적인 자체 지원    |
| **2년**      | -             |
| **1년**      | -             |
| **180일**    | 채용 플랫폼 지원자 권장 |
| **90일**     | -             |
| **30일**     | 단기 채용         |

{% hint style="info" %}
**자체 지원 약관 자동 반영**

자체 지원의 파기 기간을 설정하면, 지원서 약관에 해당 보관 기간이 자동으로 반영됩니다.
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**채용 플랫폼 권장 설정**

원티드 등 채용 플랫폼의 경우, 플랫폼 정책에 따라 **180일**(**6개월**) 이내로 설정하는 것이 안전합니다.
{% endhint %}

***

## 3. 삭제할 정보 범위 설정하기

***

파기 시 삭제할 정보의 범위를 선택할 수 있습니다.

<table><thead><tr><th width="178.10546875">옵션</th><th>설명</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>전체 정보</strong></td><td>지원자의 모든 정보를 완전히 삭제합니다.</td></tr><tr><td><strong>지원 파일, 이력서 정보</strong></td><td>이력서, 첨부 파일 등 지원 시 제출한 개인정보만 삭제하고, 평가 메모 등 자체 작성 정보는 유지합니다.</td></tr><tr><td><strong>삭제하지 않음</strong></td><td>자동 파기를 사용하지 않습니다. 수동으로 데이터를 관리할 때 선택하세요.</td></tr></tbody></table>

{% hint style="warning" %}
**주의사항**

"삭제하지 않음" 선택 시 채용절차법 위반 문제가 발생할 수 있습니다. 수동 관리 시에도 법정 보관 기간을 준수해주세요.
{% endhint %}

***

## 4. 파기 예정 안내 메일 설정하기

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매월 1일, 해당 월에 파기 예정인 지원자 목록을 메일로 발송합니다.

* 기본적으로 **관리자 권한 사용자**에게 발송됩니다.
* 추가 수신자 이메일을 입력하여 다른 담당자도 수신할 수 있습니다.

<figure><img src="https://3113620308-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fx3vbe9mozK3C5425TCxL%2Fuploads%2Fiz1nHcyTIJ9aDbhKc6Yo%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=afb45ad8-0e51-4c6c-a305-cced96dc76ae" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***

## 5. 파기 예정 지원자 확인하기

***

파기 설정 페이지에서 **이번 달**과 **다음 달** 파기 예정 지원자 목록을 확인할 수 있습니다.

* 지원자명, 공고명, 파기 예정일을 확인할 수 있습니다.
* 필요한 경우 개별 지원자의 파기일을 수정할 수 있습니다.

***

## 6. 개별 지원자 파기일 수정하기

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특정 지원자의 파기 예정일을 개별적으로 변경할 수 있습니다.

### 방법 1: 지원자 프로필에서 설정

* 지원자 프로필 우측 상단 `[더보기]` > `[데이터 파기]`를 클릭합니다.
* 파기 예정일을 직접 수정할 수 있습니다.

### 방법 2: 파기 예정 리스트에서 설정

* 파기 설정 페이지의 파기 예정 리스트에서 해당 지원자의 파기일을 클릭합니다.
* 파기 설정 모달에서 날짜를 변경합니다.

{% hint style="success" %}
**팁: 직접 등록 지원자**

직접 등록한 지원자의 경우, 해당 지원자로부터 동의받은 보관 기간에 맞춰 개별적으로 파기일을 설정하는 것이 좋습니다.
{% endhint %}

***

## 파기 조건 상세

### 파기 대상

다음 조건을 모두 충족하는 지원자가 파기됩니다:

* 파기 예정일이 현재 날짜 이전
* **불합격** 또는 **합격** 상태의 지원자
* 조직 설정에서 "삭제하지 않음"이 아닌 경우

### 파기 제외 대상

* **진행 중인 지원자**: 불합격/합격 처리 전까지 파기되지 않습니다.
* **채용종료 기준 선택 시**: 불합격 처리되지 않은 지원자는 파기 예정일이 설정되지 않습니다.

***

## 자주 발생하는 문제 (Troubleshooting)

<details>

<summary>설정을 변경했는데 기존 지원자에게 적용되지 않습니다</summary>

파기 설정 변경 후 "변경된 정보 삭제 기간을 기존 지원자에게도 적용하시겠습니까?" 확인창에서 `[적용하기]`를 선택해야 기존 지원자들의 파기 예정일이 일괄 변경됩니다. 작업 완료까지 약 10분이 소요됩니다.

</details>

<details>

<summary>파기 예정일이 설정되지 않는 지원자가 있습니다</summary>

다음 경우 파기 예정일이 설정되지 않습니다:

* "채용종료 기준"으로 설정했으나 아직 불합격 처리되지 않은 경우
* "삭제하지 않음"으로 설정한 경우
* 소싱 후보자(지원자로 전환 전)

</details>

<details>

<summary>원티드 지원자의 파기 기간은 어떻게 설정해야 하나요?</summary>

원티드는 자체적으로 지원 후 180일이 지나면 지원서 정보를 삭제합니다. 라운드에서도 "채용 플랫폼 지원"을 **180일** 이내로 설정하는 것을 권장합니다.

</details>