# 메일 보내기

## 개요

채용 과정에서 지원자에게 면접 안내, 합격/불합격 통보, 자료 요청 등 다양한 메일을 보낼 수 있습니다. 템플릿과 자동 입력 변수를 활용하면 반복 작업을 줄이고, 예약 발송으로 적절한 시간에 메일을 전달할 수 있습니다.

### 핵심 이점

* **템플릿 활용:** 자주 사용하는 메일을 템플릿으로 저장하여 빠르게 발송할 수 있습니다.
* **자동 입력 변수:** 지원자 이름, 공고명 등이 자동으로 채워져 개인화된 메일을 대량으로 보낼 수 있습니다.
* **예약 발송:** 원하는 날짜와 시간에 맞춰 메일을 자동 발송할 수 있습니다.
* **다채널 알림:** 메일과 함께 문자(SMS) 또는 카카오 알림톡을 동시에 보낼 수 있습니다.

## 사전 준비

* **권한:** 공고 매니저 이상 ([역할별 권한 이해](https://guide.roundhr.com/setting/permissions) 참고)
* **설정:** 연동된 Gmail로 발송하려면 [Gmail 연동](https://guide.roundhr.com/setting/integrations/services/gmail)을 먼저 완료하세요.

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## 1. 메일 에디터 구성

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메일 에디터는 다음 요소로 구성되어 있습니다.

|  번호 | 항목           | 설명                                       |
| :-: | ------------ | ---------------------------------------- |
|  1  | **받는 사람**    | 지원자 이메일. 참조(CC) 및 숨은참조(BCC)도 추가 가능       |
|  2  | **보내는 사람**   | 기본값은 회신 불가한 roundHR 메일. Gmail 연동 시 변경 가능 |
|  3  | **메일 템플릿**   | 저장된 템플릿을 불러와 빠르게 작성                      |
|  4  | **파일 첨부**    | 메일에 파일을 첨부                               |
|  5  | **메일 내용**    | 서식 편집이 가능한 본문 작성 영역                      |
|  6  | **자동 입력 변수** | 지원자명, 공고명 등을 자동 삽입하는 변수                  |
|  7  | **템플릿 저장**   | 현재 작성 중인 내용을 바로 템플릿으로 저장                 |
|  8  | **자료 요청**    | 지원자에게 추가 자료를 요청하는 링크 삽입                  |
|  9  | **추가 알림**    | 문자(SMS) 또는 카카오 알림톡으로 동시 발송               |
|  10 | **예약 설정**    | 특정 날짜·시간에 자동 발송                          |

<figure><img src="https://3113620308-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fx3vbe9mozK3C5425TCxL%2Fuploads%2Fgit-blob-eb1c2fa0d05197997b392d14b84914d613904675%2Fimage.png?alt=media" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
자주 사용하는 메일 형식은 [메일 템플릿](https://guide.roundhr.com/interview/template/message/email)으로 만들어 간편하게 사용할 수 있습니다.
{% endhint %}

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## 2. 참조(CC) 및 숨은참조(BCC) 설정

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메일 발송 시 팀장이나 관련 담당자를 참조에 추가하여 메일 내용을 공유할 수 있습니다.

### 메일 에디터에서 직접 추가

* **받는 사람** 필드 옆의 `[참조]` 토글 버튼을 클릭하면 참조(CC) 입력 필드가 표시됩니다.
* **숨은참조**(**BCC**)가 필요하면 `[숨은 참조]` 토글을 추가로 활성화합니다.
* 참조할 **이메일 주소를 입력**합니다. 조직 내 멤버 이름을 입력하면 **이메일이 자동 완성**됩니다.

### 메일 템플릿에서 기본 설정

매번 참조자를 수동으로 추가하지 않으려면 **메일 템플릿에 기본 CC/BCC를 설정**할 수 있습니다.

* `[설정]` > `[템플릿]` > `[메시지 템플릿]` > `[메일 템플릿]`으로 이동합니다.
* 템플릿을 생성하거나 기존 템플릿을 편집합니다.
* **참조**(**CC**) 및 **숨은참조**(**BCC**) 필드에 기본 수신자를 추가합니다.
* `[저장]`을 클릭하면, 해당 템플릿 사용 시 자동으로 참조자가 추가됩니다.

| 구분                | 설명                                             |
| ----------------- | ---------------------------------------------- |
| **참조**(**CC**)    | 수신자 목록에 **노출됩니다.** 지원자가 참조자를 확인할 수 있습니다.       |
| **숨은참조**(**BCC**) | 수신자 목록에 **노출되지 않습니다.** 지원자가 숨은참조자를 확인할 수 없습니다. |

{% hint style="success" %}
**활용 팁:** 합격/불합격 메일 템플릿에 팀장 이메일을 BCC로 설정해두면, 메일 발송 시마다 자동으로 팀장에게 사본이 전달됩니다.
{% endhint %}

***

## 3. 메일 예약 발송

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메일을 즉시 보내지 않고 특정 시간에 자동 발송할 수 있습니다.

* 메일 에디터 하단의 `[예약 설정]`을 활성화합니다.
* **발송 날짜**와 **시간**을 선택합니다.
* `[예약 발송]` 버튼을 클릭하면 설정한 시간에 메일이 자동 발송됩니다.

{% hint style="info" %}
예약된 메일은 발송 예정 시간 전까지 취소할 수 있습니다. 지원자의 **메시지** 탭에서 예약 상태를 확인하세요.
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
예약 발송은 **메일만 지원**됩니다. 추가 알림(문자, 카카오 알림톡)은 예약 발송 시 함께 전송되지 않습니다.
{% endhint %}

***

## 4. 보내는 사람 변경 (Gmail 연동)

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기본적으로 메일은 회신 불가한 roundHR 주소에서 발송됩니다. 지원자가 회신할 수 있도록 하려면 Gmail을 연동하세요.

* 보내는 사람 필드에서 `[+ 추가]` 버튼을 클릭합니다.
* [Gmail 연동](https://guide.roundhr.com/setting/integrations/services/gmail) 절차를 완료합니다.
* 연동 후에는 보내는 사람 목록에서 **Gmail 주소를 선택**하여 발송할 수 있습니다.

{% hint style="warning" %}
Gmail 연동 없이 발송된 메일은 **회신 불가**(**no-reply**)입니다. 지원자 회신이 필요한 경우 반드시 Gmail을 연동하세요.
{% endhint %}

***

## 자주 묻는 질문

<details>

<summary>자동 입력 변수에는 어떤 것이 있나요?</summary>

지원자 이름, 이메일, 공고명, 회사명, 채용 단계명 등을 변수로 사용할 수 있습니다. 메일 에디터에서 `[자동 입력 변수]` 버튼을 클릭하면 사용 가능한 전체 변수 목록이 표시됩니다.

</details>

<details>

<summary>메일과 함께 문자나 카카오 알림톡도 보낼 수 있나요?</summary>

네, 메일 에디터 하단의 **추가 알림 선택**에서 문자(SMS) 또는 카카오 알림톡을 함께 발송할 수 있습니다. 메일 본문과는 별도로 간단한 알림 문구가 전달됩니다.

</details>

<details>

<summary>여러 지원자에게 동시에 메일을 보낼 수 있나요?</summary>

네, 리스트 화면에서 여러 지원자를 선택한 후 `[메일 보내기]`를 클릭하면 일괄 발송할 수 있습니다. 자동 입력 변수를 사용하면 각 지원자에게 맞춤화된 내용으로 발송됩니다. 자세한 내용은 [지원자 다중 액션](https://guide.roundhr.com/candidate/management/bulkaction)을 참고하세요.

</details>